Переезд офиса — процедура, которая требует внимательно подготовки. Каждый день простоя офиса — это деньги для руководителя компании, поэтому организовать нужно все в максимально короткие сроки. Идеально, чтобы вечером одного дня сотрудники ушли домой, а уже на следующий день приехали в новый офис, где все готово для работы. Чтобы организовать такой офисный переезд, нужно как следует подготовиться. В этой статье мы расскажем пошаговый план действий для грамотного переезда офиса, а также дадим несколько советов.
Организация переезда офиса — план по шагам
Сразу оговоримся, что ниже приведен план для классического офиса, который включает в себя некоторое количество рабочих мест, оборудованных компьютерами. Если вас офис имеет другой вид, например, включает в себя инсталляции, важные для работы, адаптируйте план под себя.
Пошаговый план переезда офиса выглядит так:
- Переезд идеально выполнять в последний день аренды офиса, откуда выезжает компания — это позволит сэкономить деньги. Соответственно, хорошо, если удастся найти новое место под аренду, плата за которое будет производиться со дня переезда. Первая задача — определиться с местом, куда планируете переезжать.
- Попросите сотрудников забрать с собой все личные вещи в день выезда офиса — это позволит не только сократить количество вещей для перевозки, но и избежать их потери.
- Подготовьте план расстановки вещей в новом офисе.
- Обратитесь в компанию, которая оказывает помощь в перевозке вещей. В идеале, чтобы это была компания полного цикла, которая: соберет вещи и аккуратно их упакует, подаст автомобили и погрузит в них имущество, на месте распакует вещи и расставит их по заранее подготовленному плану.
Выбирая компанию для переезда офиса, обратите внимание на отзывы об этой компании, а также на предоставление с ее стороны страховки вещей.
В зависимости от размера офиса, срок переезда может меняться. Заранее обсудите с фирмой, которой планируете доверить переезд, все нюансы и сроки, которые им потребуются на перевозку и распаковку вещей.
Несколько советов по офисному переезду
Хотим дать несколько советов по офисному переезду, выработанные за годы работ в данной сфере:
- Не привлекайте к переезду собственных сотрудников. Может показаться, что бесплатная рабочая сила «по дружбе» — это хорошая идея, но на самом деле нет. Если вы привлекаете профессионалов к перевозке вещей из старого офиса в новый, вы можете быть уверены, что вещи не будут повреждены, а сам процесс будет выполнен максимально быстро. Возлагая же данную задачу на собственных работников, которые не являются в этом профессионалами, велик риск возникновения всевозможных проблем.
- Ищите для офисного переезда компании, которые специализируются именно на таком типе перевозок. Не нужно брать просто подрядчиков, которые занимаются домашними перевозками — это разные типы работ, которые требуют собственных профессиональных навыков и учета определенных нюансов.
- Если вы организуете ночной переезд, заранее убедитесь, что не будете создавать помех окружающим. Особенно это важно, если переезд проходит в жилое здание.
- Ранее мы уже отмечали, что нужно до переезда продумать план расстановки мебели и техники на новом месте. Это действительно важный пункт, не забудьте учесть различные нюансы: освещение рабочих мест, вентиляция, достаточное количество у рабочих мест и так далее.
После переезда офиса обязательно направьте уведомление о переезде организации своим клиентам и партнерам.
Что делать, если потребовался срочный переезд офиса
Бывают ситуации, когда арендодатель ставит перед фактом: «Завтра необходимо освободить офис». Да, такие случаи происходят редко, но иногда, по тем или иным причинам, может не быть достаточно свободного времени для поиска нового офиса.
Если предстоит переезд «в никуда», арендуйте на время склад, куда можно будет перевезти технику, мебель, такелаж и прочее имущество офиса до аренды нового офиса. Не стоит развозить технику по квартирам сотрудников, пытаясь таким образом сэкономить на временной аренде складского помещения.
