При переезде офиса организации важно на растерять своих клиентов. Согласитесь, ситуация, что один из клиентов придет в старый офис, а там уже нет организации, может его сильно огорчить. Поэтому при переезде в новый офис обязательно нужно разослать клиентам уведомления (письма) о смене адреса нахождения. Приведем несколько примеров таких писем и расскажем, как их грамотно составлять.
Как составить уведомление о переезде офиса организации
Данное уведомление носит информационный характер, и нет формальных требований к такому документу. При этом мы рекомендуем придерживаться следующего плана при составлении такого письма:
- В правом верхнем углу указывается кому письмо;
- Далее тема — “Уведомление о смене фактического адреса”;
- Информация об адресе нового офиса;
Не рекомендуем указывать в уведомлении данные старого офиса, это может запутать клиента.
- Причина переезда. Обязательно указывайте причину, но при этом не вдавайтесь в детали. Например, хорошей причиной будет “Из-за расширения штата нашей компании потребовались более просторные офисные помещения” или “По желанию арендодателя после истечения сроков договора аренда офиса принято решение сменить адрес фактического пребывания”;
- Детали переезда, которые могут касаться клиента. Например, на какое время приостановится работа офиса организации, или с какого момента организация начнет работать по новому адресу. Если меняется не только фактический, но и юридический адрес организации, это требуется указать. Не забудьте указать и о смене номера телефона, если это происходит;
- Контакты и подпись.
Мы рекомендуем отправлять уведомление о переезде офиса не только на электронную почту клиенту, но и в варианте физической копии через почту с подтверждением получения. Это может потребоваться при возникновении споров с клиентом.
Образец уведомления о переезде организации
Генеральному директору
ООО «Ингосрас»
Михайлову Михаилу Ивановичу
Уведомление о смене фактического адреса
Сообщаем вам, что наша организация ООО «Завод» с 15.12.2021 г. будет располагаться в офисе по адресу:
109397, г. Санкт-Петербург, ул. Ставропольская, д. 16.
Время работы офиса остается прежним: с 10-00 до 22-00 ежедневно.
Решение о переезде в новый офис было принято в связи с расширением штата сотрудников.
Обращаем внимание, что телефон и юридический адрес нашей организации остаются прежними.
Переезд на интенсивность нашей работы не повлияет, взятые перед вами обязательства будут выполнены в срок.
Если у вас остались вопросы, готовы ответить на них по телефону +7 (999) 623-33-33 или по почте [email protected].
Иванов Олег Иванович
Печать/подпись
Ошибки при составлении уведомления
Хотим отметить несколько ошибок, которые зачастую допускают руководители компаний при составлении уведомления о переезде:
- Отправляют информацию о переезде сильно заранее, это может запутать клиента. Даже если там указано, что переезд произойдет в начале следующего года, клиента не всегда готов держать данную информацию в голове. Лучше ставить его перед фактом, максимум предупредив за 2-3 дня;
- Придают лишний официоз документу. В таких уведомлениях можно увидеть, что некоторые руководители включают туда много лишней информации. Например, пишут на основании какого приказа принято решение о переезде, или подробно описывают причину. Это все клиенту знать не нужно;
- Подробно описывают причину переезда. Это тоже лишнее, достаточно в одном-двух предложениях указать, почему офис переезжает, чтобы у клиента не сложилось впечатление о наличии проблем у компании.
Образец грамотно составленного уведомления о переезде, который мы разместили выше, исключает все эти проблемы. Рекомендуем им пользоваться как шаблоном.
